Profesjonalny sekretariat

Celem szkolenia jest przede wszystkim udoskonalenie umiejętności profesjonalnego pracownika sekretariatu, w tym wzmocnienie pewności siebie podczas obsługi gości, interesantów oraz współpracowników.

Szkolenie skierowane jest do:

• pracowników sekretariatów,
• recepcji,
• biur zarządu oraz asystentek/asystentów
• pracowników odpowiedzialnych za umawianie spotkań, opiekę nad gośćmi, korespondencję i komunikację telefoniczną.

Sekretariat jako wizytówka instytucji

• Co klient zwraca uwagę przy wchodzeniu do biura.
• Pierwsze wrażenie – znaczenie i składowe w kontekście pracy w sekretariacie.
• Zasady profesjonalnego wizerunku – dress code.
• Efektywność pracy – metody ustalania priorytetów i planowania.

Zasady obsługi gości zgodne z etykietą biznesową

• 3 filary profesjonalnej obsługi sekretariatu.
• Kolejność obsługi gości zgodnie z zasadami etykiety.
• Powitanie, kontakt wzrokowy, szatnia, rozmowa – co warto, a czego nie warto robić.
• Anonsowanie gości – tytulatura.
• Proponowanie poczęstunku, przyjmowanie zamówień, podawanie napojów.
• Radzenie sobie z trudnym klientem – typologia klientów i strategie działania.
• Radzenie sobie w trudnych sytuacjach (np. kilku gości jednocześnie, przedłużające się spotkanie, pomylenie zamówień, spóźniony gość itp.).

Profesjonalne rozmowy przez telefon

• Zasady prowadzenia rozmów telefonicznych.
• Asertywna odmowa i granice w rozmowach telefonicznych.
• Trudne sytuacje telefoniczne – jak radzić sobie, gdy dzwoni drugi telefon lub wchodzi gość.
• Najczęściej popełniane faux-pas telefoniczne.

Profesjonalna korespondencja

• Zasady i normy w korespondencji papierowej i elektronicznej.
• Netykieta – faux pas w korespondencji mailowej.
• Język urzędniczy vs H2H w korespondencji.
• Zasady przechowywania i obiegu dokumentów.

Organizacja spotkań

• Zasady umawiania spotkań.
• Przygotowanie agendy spotkania.
• Etykieta przygotowywania zaproszeń.
• Przygotowanie sali konferencyjnej.
• Reguły usadzania gości.

• Szkolenia interaktywne
• Analiza przypadków
• Ćwiczenia praktyczne
• Symulacje sytuacji w pracy