Zamówienia publiczne dla pracowników komórek merytorycznych zamawiających

Szkolenie jest skierowane do pracowników komórek merytorycznych, którzy uczestniczą w procesie przygotowania i realizacji zamówień publicznych w jednostkach administracji publicznej oraz instytucjach zobowiązanych do stosowania Prawa zamówień publicznych (PZP). Celem kursu jest przekazanie praktycznej wiedzy na temat zasad i procedur zamówień publicznych oraz roli pracowników komórek merytorycznych w tym procesie.

Podczas szkolenia uczestnicy dowiedzą się, jak prawidłowo przygotować opis przedmiotu zamówienia, szacować jego wartość, współpracować z komisją przetargową i unikać błędów mogących prowadzić do nieprawidłowości lub naruszeń przepisów. Szkolenie obejmuje również omówienie nowelizacji PZP oraz aspektów praktycznych związanych z realizacją umów w ramach zamówień publicznych.

Cele szkolenia

• Zrozumienie roli komórek merytorycznych w procesie zamówień publicznych – uczestnicy poznają obowiązki oraz zakres odpowiedzialności pracowników odpowiedzialnych za przygotowanie dokumentacji i realizację zamówień.
• Zapoznanie się z kluczowymi regulacjami prawnymi – omówienie Prawa zamówień publicznych, w tym zasad konkurencyjności, przejrzystości i uczciwej konkurencji.
• Nabycie umiejętności prawidłowego opisu przedmiotu zamówienia – uczestnicy nauczą się, jak przygotować OPZ zgodnie z wymaganiami prawnymi, minimalizując ryzyko błędów formalnych.
• Prawidłowe szacowanie wartości zamówienia – określanie budżetu zamówienia i jego podział zgodnie z obowiązującymi zasadami, w tym unikanie nieuprawnionego dzielenia zamówień.
• Doskonalenie współpracy z komisją przetargową – rola i obowiązki pracowników komórek merytorycznych w procesie wyboru wykonawcy.
• Zapobieganie błędom i nieprawidłowościom – identyfikacja najczęstszych uchybień oraz sposoby ich eliminowania, by uniknąć konsekwencji prawnych i finansowych.
• Zasady realizacji i nadzoru nad zamówieniem publicznym – monitorowanie wykonania umowy, egzekwowanie obowiązków wykonawcy oraz rozwiązywanie problemów na etapie realizacji zamówienia.

• ‍ Pracownicy komórek merytorycznych zamawiających, którzy przygotowują opis przedmiotu zamówienia (OPZ), szacują wartość zamówienia i współpracują z komisją przetargową.
• Specjaliści ds. zamówień publicznych, którzy chcą poszerzyć wiedzę w zakresie współpracy z komórkami merytorycznymi oraz aktualnych przepisów PZP.
• Pracownicy działów prawnych i kontrolnych, odpowiedzialni za weryfikację poprawności dokumentacji przetargowej i zgodności postępowań z przepisami prawa.
• Urzędnicy administracji publicznej i samorządowej, którzy uczestniczą w procesie przygotowania zamówień publicznych oraz monitorowania realizacji umów.
• Kierownicy i pracownicy działów technicznych, inwestycyjnych i IT, zaangażowani w zamówienia na dostawy, usługi i roboty budowlane.

I. Wprowadzenie

1. Najważniejsze zasady postępowania - z punktu widzenia przygotowania postępowania przez osoby merytoryczne

a) Zasada efektywności

b) Zasada proporcjonalności

c) Zasada uczciwej konkurencji

2. Zamówienia do których nie stosuje się ustawy Pzp –jakie zasady warto znać udzielając takich zamówień (niezależnie od wewnętrznych regulacji).

II. Odpowiedzialność osób merytorycznych

1. zakres obowiązków osób merytorycznych przy przygotowaniu postępowania
2. za co odpowiada osoba merytoryczna w procesach zakupowych prowadzonych przez zamawiających
3. przykłady i omówienie

III. Cele postępowania

1. Analiza potrzeb i wymagań oczami osoby merytorycznej
2. Efektywne gospodarowanie środkami publicznymi
3. Zapobieganie negatywnym zjawiskom

IV. Opis przedmiotu zamówienia

1. Opis techniczny i funkcjonalny
2. Opis naruszający konkurencję
3. Dobre i złe zapisy dotyczące opisu przedmiotu zamówienia, które można wykorzystać uniwersalnie do wszystkich zamówień.

V. Szacowanie wartości zamówienia

4. Dlaczego szacowanie wartości zamówienia jest najważniejszą czynnością w postępowaniu i jak zrobić to dobrze

5. Techniki ustalanie wartości szacunkowej dostaw lub usług

6. Zamówienia udzielane w częściach

7. Błędy w szacowaniu wartości zamówienia

8. Nieprawidłowości dotyczące szacowania wartości zamówienia

9. Techniki ustalania wartości zamówienia

VI. Warunki udziału w postępowaniu i kryteria oceny ofert

1. Lista dobrych pomysłów dla warunków udziału w postępowaniu - jak czasami jedno wyrażenie może zmienić cały sens warunku, czego się wystrzegać, a jak prawidłowo je formułować
2. Najczęściej występujące błędy przy kryteriach oceny ofert i ich ocenie
3. Za co odpowiadają osoby merytoryczne podczas badania złożonych ofert. Jak takie badanie przeprowadzić skutecznie, co można wyjaśnić, co uzupełnić, w jaki sposób zapisy SWZ wpływają na późniejszą możliwość „ratowania” ofert.

VII. Umowa

1. Oferta wybrana – obowiązek pieczy osoby merytorycznej nad realizacją zamówienia: na jakie zapisy w umowie należy zwrócić uwagę, żeby zamówienie było realizowalne z poszanowaniem interesów obu stron.
2. Obowiązki zamawiającego podczas wykonywania umowy.
3. Obowiązek odbiorowy: jak powinien wyglądać dla dostaw/usług i robót budowlanych
4. Dlaczego nie warto przesadzać z karami umownymi;
5. Co trzeba przypilnować szczególnie przy realizacji umowy;
6. Jakie zapisy sa ważne w praktyce wykonania usługi, dostawy czy roboty budowlanej.
7. zasady wprowadzania zmian zawartej umowy, na etapie jej wykonywania, aneksowanie umów, do jakich zmian nie jest potrzebny aneks.
8. Klauzule waloryzacyjne w praktyce, jak je wyliczać

• Wykład interaktywny – prowadzący przedstawia kluczowe zagadnienia dotyczące zamówień publicznych, omawiając je w sposób przystępny i praktyczny.
• Analiza przypadków (case study) – uczestnicy pracują na rzeczywistych przykładach zamówień publicznych, ucząc się na błędach i dobrych praktykach.
• Warsztaty praktyczne – ćwiczenia związane z przygotowaniem opisu przedmiotu zamówienia (OPZ), szacowaniem wartości zamówienia oraz analizą ofert.
• Symulacje i scenariusze – uczestnicy wcielają się w role zamawiającego i wykonawcy, aby lepiej zrozumieć proces negocjacji, oceny ofert i egzekwowania umowy.
• Dyskusje grupowe – wymiana doświadczeń pomiędzy uczestnikami, analiza problemów i wspólne szukanie rozwiązań.