Stosowanie przepisów RODO w archiwach zakładowych i składnicach akt

Szkolenie ma na celu przekazanie Uczestnikom wiedzy i narzędzi niezbędnych do zarządzania zgodnego z prawemi ochrony danych osobowych przechowywanych w archiwach. Przedmiotem szkolenia jest przede wszystkim omówienie regulacji prawnych dotyczących ochrony danych osobowych, z naciskiem na RODO, oraz ich praktyczne zastosowanie w kontekście archiwizacji dokumentów. 

Uczestnicy nauczą się, jak prawidłowo postępować z dokumentacją zawierającą dane osobowe, od jej przyjmowania, przez przechowywanie, aż po udostępnianie lub brakowanie, zawsze z zachowaniem wymogów prawnych.

Podczas szkolenia omówione zostaną także obowiązki archiwów zakładowych i składnic akt wynikające z RODO, w tym sposoby zabezpieczania danych osobowych, ograniczenia praw osób, których dane dotyczą, oraz metody anonimizacji i pseudonimizacji danych przy ich udostępnianiu. 

Szkolenie skierowane jest głównie do: 

• pracowników archiwów zakładowych,
• pracowników składnic akt,
• wszystkich osób odpowiedzialnych za ochronę danych osobowych w dokumentacji przechowywanej w archiwach.

Podstawowe przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją w Podmiocie

• Przepisy archiwalne
• Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
• Rozporządzenia wykonawcze do ustawy
• Przepisy dotyczące ochrony danych osobowych
• krajowe (UODO)
• unijne (RODO)

Ochrona danych osobowych zawartych w dokumentacji

• Dokumentacja dot. przetwarzania danych osobowych
• Zbiory danych osobowych i upoważnienia do ich przetwarzania
• Ograniczenia praw osób których dane dotyczą w związku z gromadzeniem akt w archiwach zakładowych/ składnicach akt

Nowe obowiązki archiwów zakładowych i składnic akt w zakresie ochrony danych osobowych

• Obowiązek przyjmowania, rejestrowania i przechowywania sprostowań i uzupełnień
• Prawa osób wynikające z RODO, a ograniczenia ich stosowania w archiwum zakładowym/ składnicy akt:
• Ograniczenie prawa do bycia zapomnianym
• Ograniczenie prawa do sprostowania
• Ograniczenie prawa dostępu do danych
• Obowiązek nie ingerowania w materiały archiwalne
• Zapewnienie dostępu do danych w celach naukowych i archiwalnych

Funkcjonowanie archiwum zakładowego a ochrona danych osobowych

• Organizacja, lokal i zadania archiwum zakładowego
• Uprawnienia archiwisty w zakresie dostępu do danych osobowych
• Przechowywanie i zabezpieczanie dokumentacji zgromadzonej w archiwum zakładowym oraz prowadzenie jej ewidencji
• Bezpieczeństwo danych osobowych w archiwum
• Stosowanie pseudonimizacji i anonimizacji:
•  w sytuacji udostępniania akt
• w sytuacji wypożyczania akt poza instytucję
• Zawieranie umów pomiędzy instytucją a użytkownikiem zakazujących dalszego przetwarzania danych przez osobę korzystającą z dokumentów
• Prowadzenie rejestru sprostowań i uzupełnień oraz zgłoszonych praw osób, których dane dotyczą
• Prowadzenie rejestru zawartych umów
• Obowiązek usunięcia danych osobowych po ustaniu celu przetwarzania a archiwizacja
• Prawo do „bycia zapomnianym” a przetwarzanie danych dla celów archiwalnych
• Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym
• Kwalifikacja archiwalna dokumentacji a obowiązek usuwania danych osobowych
• Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej (papierowej i elektronicznej) po upływie obowiązujących okresów jej przechowywania w kontekście przepisów RODO
• Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych

Dyskusja

• Bezpośredni kontakt z prowadzącym;
• Możliwość dyskusji i zadawania pytań na bieżąco;
• Komplet materiałów szkoleniowych w cenie;

Możliwość skorzystania z dofinansowania (KFS, BUR)

Telefon" +48 510 810 990

Email: bok@pelniwiedzy.pl