Zarządzanie czasem - organizacja pracy, energii i priorytetów

Szkolenie ma na celu pokazanie uczestnikom, jak wykorzystać swoje naturalne preferencje do lepszego zarządzania czasem i zadaniami. Uczestnicy poznają narzędzia, które pomogą im w gromadzeniu, analizie, planowaniu i działaniu zgodnie z priorytetami. Szkolenie uczy również, jak radzić sobie z problemami, które mogą zakłócać organizację pracy oraz jak tworzyć harmonogramy, które uwzględniają różne wymagania i oczekiwania.

Program obejmuje identyfikację mocnych i słabych stron w planowaniu oraz analizę pułapek utrudniających efektywność. Skupia się na kluczowych etapach pracy – od zbierania i analizy informacji, przez planowanie i realizację działań, aż po organizację pracy w domu i biurze.                                  

Zawartość szkolenia:

1. Zarządzanie czasem w pracy – jak skutecznie planować zadania i cele
2. Priorytetyzacja zadań – jak odróżniać sprawy pilne od ważnych
3. Najczęstsze pułapki w organizacji pracy i sposoby ich ograniczania
4. Techniki planowania pracy i koncentracji na zadaniach
5. Jak ograniczać rozpraszacze i odzyskiwać kontrolę nad czasem

Szkolenie skierowane jest do wszystkich osób, które chcą wzmocnić swoje kompetencje organizacji czasu pracy -  przydatne na każdym stanowisku. Wiedza i praktyczne ćwiczenia będą wartościowe zarówno dla osób, które pracują w biurze, w terenie jak i na home office.

MODUŁ I

Skuteczna organizacja pracy

1. zarządzanie czasem jako sposób na efektywne osiąganie celów,
2. podstawowe zagrożenia dla efektywnego zarządzania czasem – presja czasu, automatyzm, rutyna, nowe zadania.

MODUŁ II

Autodiagnoza profilu temporalnego

1. ja i mój czas – identyfikacja własnych mocnych i słabych stron w obszarze organizacji pracy,
2. zasoby i ograniczenia różnych stylów organizacji pracy,
3. określenie własnych „pułapek” w obszarze organizacji pracy.

MODUŁ III

Po pierwsze: ZBIERANIE informacji – jakie są pułapki tego etapu?

1. narzędzia gromadzenia, czyli „pojemniki na dane”,
2. komunikacja jako podstawowe narzędzie budowania bazy informacji wykorzystywanej przy wykonywaniu aktualnego zadania,
3. pomijanie/przekształcanie informacji jako główne zagrożenie dla tworzenia wiarygodnej bazy danych.

MODUŁ IV

Po drugie: ANALIZA danych – dlaczego jest ważna?

1. sposoby organizacji zebranej wiedzy,
2. selekcja informacji – dane ważne i nieważne,
3. identyfikacja związków pomiędzy dostępnymi informacjami,
4. analiza a zadania trudne i nieszablonowe.

MODUŁ V

Po trzecie: PLANOWANIE działania – jak wyznaczać priorytety?

1. konsekwencje niewystarczającego lub nadmiernego planowania jako przyczyna powstawania chaosu,
2. planowanie jako aktywny proces,
3. narzędzia służące doskonaleniu planowania: matryca Eisenhowera, metoda ustalania priorytetów metodą ABC, metoda POOCO, metoda Pareto.

MODUŁ VI

Po czwarte: DZIAŁANIE – kiedy wiemy, że jest zrobione?

1. wybór czasu, miejsca i narzędzi,
2. automotywacja do wykonania zadania jako czynnik inicjujący działanie,
3. konsekwentna realizacja planu jako warunek efektywnego wykonywania zadania,
4. elastyczne dostosowywanie planu do aktualnych warunków,
5. rozpoznawanie najlepszego momentu zakończenia działań,
6. ustalanie warunków granicznych dla sprawdzenia efektywności wykonanego zadania.

MODUŁ VII

Organizacja pracy własnej w domu i w biurze

1. sposób organizacji pracy własnej – rezerwowanie czasu na wykonanie zadań,
2. ustalanie przedziałów czasowych,
3. właściwa organizacja spotkań,
4. elementy dbałości o komfort pracy.

MODUŁ VIII

Co nam przeszkadza w efektywnej organizacji czasu?

1. radzenie sobie z odwlekaniem działania,
2. perfekcjonizm i jego konsekwencje dla terminowości realizacji,
3. problemy z konsekwencją i utrzymaniem samodyscypliny,
4. tendencja do spiętrzania zadań,
5. nadmierna kontrola i jej następstwa.

MODUŁ IX

Skuteczne sposoby tworzenia harmonogramów

1. zasady podziału celów na etapy – „rozbijanie zadań”,
2. plany miesięczne,
3. plany tygodniowe i sposoby ich rozliczania,
4. harmonogram budowany metodą OATS,
5. różne sposoby organizacji kalendarza.