Kurs kancelaryjno-archiwalny I stopnia (z egzaminem)

Nasz kurs przygotuje Cię do profesjonalnego prowadzenia archiwum zakładowego lub składnicy akt. W ciągu trzech dni zdobędziesz praktyczne umiejętności, takie jak zarządzanie dokumentacją zgodnie z przepisami, prawidłowe prowadzenie ewidencji oraz przygotowywanie dokumentów do przekazania do archiwum państwowego, zasady ochrony danych osobowych w archiwum zakładowym oraz procedury brakowania dokumentacji. 

Kurs umożliwia zdobycie kompetencji niezbędnych do pełnienia funkcji archiwisty zakładowego, referenta kancelaryjnego, koordynatora czynności kancelaryjnych czy infobrokera.

Adresaci kursu kancelaryjnego:

• przedstawiciele podmiotów publicznych i prywatnych;
• obecni i przyszli archiwiści zakładowi;
• referenci spraw;
• osoby oddelegowane do uporządkowania zasobu archiwum zakładowego/składnicy akt;
• osoby, które przejęły prowadzenie archiwum/składnicy po innym pracowniku;
• kierownicy podmiotów chcący uporządkować zgromadzoną i narastającą dokumentację;
• pracownicy firm prywatnych, zajmujących się archiwizacją dokumentów;
• wszystkie osoby zainteresowane tematyką szkolenia, chcące podnieść kwalifikacje lub planujące przebranżowienie się.

Dzień 1:

Wprowadzenie do problematyki.

• Źródła wiedzy na temat metodologii archiwalnej
• Zapoznanie z podstawową terminologią związaną z archiwistyką
• Różnice pomiędzy prowadzeniem archiwum zakładowego i składnicy akt
• Współpraca z nadzorem archiwalnym
• Określanie kategorii archiwalnej dokumentacji i jej przynależności do klasy.

Obieg dokumentacji w jednostce organizacyjnej. 

• Podstawowe systemy kancelaryjne
• Schemat obiegu dokumentacji w zakładzie pracy
• Omówienie normatywów kancelaryjno-archiwalnych
• Procedura wprowadzania i zmiany normatywów kancelaryjno-archiwalnych
• Podział kompetencji pracowników
• System tradycyjny, system elektronicznego zarządzania dokumentacją, system tradycyjny wspomagany elektronicznie – omówienie głównych różnic
• Teczki spraw i teczki akt niestanowiących akt spraw
• Przygotowanie teczki do przekazania do archiwum zakładowego.

Najważniejsze akty prawa polskiego regulujące postępowanie z dokumentacji.

RODO- Ochrona danych osobowych w archiwum zakładowym.

• Ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych – wprowadzenie do problematyki
• Postawa prawna przetwarzania danych osobowych w archiwum zakładowym
• Najważniejsze akty prawne dotyczące ochrony danych osobowych obowiązujące archiwistę
• Wprowadzenie teoretyczne do problematyki
• Zasady przetwarzania danych osobowych przez osoby zatrudnione w zakładzie pracy
• Współpraca archiwisty z podmiotami zewnętrznymi
• Udostępnianie i wypożyczanie dokumentacji a ochrona danych osobowych
• Techniczne i organizacyjne zabezpieczenie danych osobowych przechowywanych w archiwum zakładowym

Dzień 2:

Profesjonalne archiwum zakładowe.

• Zasób archiwum zakładowego
• Lokal archiwum zakładowego: magazyn archiwalny i biuro archiwisty
• Wyposażenie archiwum zakładowego
• Techniczne i organizacyjne zabezpieczenie zasobu archiwum zakładowego
• Rozmieszczenie akt w archiwum zakładowym
• Bezpieczny archiwista.

Najważniejsze procedury postępowania w archiwum zakładowym.

• Przyjmowanie akt z komórek organizacyjnych
• Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej
• Udostępnianie i wypożyczanie akt zgromadzonych w zasobie archiwum zakładowego
• Postępowanie w przypadku uszkodzenia wypożyczonych akt
• Procedura skontrum
• Procedura wycofywania dokumentacji ze stanu archiwum
• Przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego
• Sprawozdanie roczne z działalności archiwum zakładowego
• Postępowanie w przypadku reorganizacji lub ustania działalności aktotwórcy.

Praktyczna analiza wszystkich etapów porządkowania dokumentacji.

• Studia wstępne
• Rozpoznanie przynależności zespołowej
• Segregacja i systematyzacja dokumentacji w obrębie zespołu
• Klasyfikacja i kwalifikacja akt
• Archiwizowanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej
• Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
• Opisywanie teczek
• Przygotowywania ewidencji archiwum zakładowego i nadawanie sygnatury archiwalnej
• Opracowanie rysu historycznego twórcy zespołu archiwalnego.

Dzień 3:

Praktyczna analiza najważniejszych procedur postępowania z dokumentacją w archiwum zakładowym.

• Typowanie dokumentacji przeznaczonej do brakowania. Przygotowanie spisów dokumentacji przeznaczonej do brakowania i wniosku o wyrażenie zgody na brakowanie
• Typowanie materiałów archiwalnych przeznaczonych do przekazania do archiwum państwowego, przygotowywanie stosownej dokumentacji
• Udostępnianie i wypożyczanie dokumentacji znajdującej się w zasobie archiwum zakładowego
• Przygotowywanie protokołu zaginięcia, uszkodzenia lub sporządzenia braków wypożyczonej dokumentacji
• Przygotowywanie protokołu wycofania jednostki aktowej z ewidencji archiwum zakładowego
• Przeprowadzenie skontrum dokumentacji zgromadzonej w zasobie archiwum
• Przygotowanie sprawozdania z działalności archiwum zakładowego.

Egzamin

• Wykłady teoretyczne.
• Praktyczne omawianie przypadków.
• Konsultacje indywidualne.

Telefon: +48 510 810 990

Email: bok@pelniwiedzy.pl

Możliwe finansowanie szkolenia z:

Krajowy Fundusz Szkoleniowy (KFS):

O dofinansowanie może wnioskować każdy pracodawca, zatrudniający co najmniej jednego pracownika. Jednoosobowe działalności gospodarcze, które nie zatrudniają żadnego pracownika, nie mogą ubiegać się o wsparcie. 

Baza Usług Rozwojowych (BUR):

Baza Usług Rozwojowych to ogólnodostępna, darmowa baza oferująca usługi szkoleniowe i doradcze z europejskim dofinansowaniem. Dzięki Bazie możesz kontynuować edukację, zdobywać wiedzę, poszerzać kompetencje i kwalifikacje.